La luz natural, los espacios abiertos, los colores claros o la optimización del espacio adaptado a las necesidades reales de la empresa han demostrado que pueden mejorar el rendimiento hasta en un 30%. El lugar de trabajo también es una herramienta estratégica.

Cada metro cuadrado tiene un precio y una función. Por eso, ninguna empresa que pretenda ser rentable puede eludir la importancia del espacio en su negocio. Reducir el número de despachos, su tamaño, colocarlos en el interior y con paredes transparentes; las zonas abiertas de trabajo cerca de las ventanas; acondicionar convenientemente las oficinas para crear ambientes que favorezcan la creatividad y la comunicación del equipo mejoran el rendimiento de la plantilla.

El espacio de trabajo supone el segundo coste más alto para el 95% de las empresas. Invertir en el diseño de “una oficina funcional que fomente la colaboración y la obtención de resultados en tiempo real, alejándose de la mensajería o el teléfono y que ofrezca espacios abiertos que permitan el libre flujo de ideas es básico en un mercado que nos obliga a ser eficientes, a ser los primeros”, apunta Arantxa Acosta, gerente del área de human capital de Deloitte.

Cambio cultural

La mayoría de las empresas sabe definir muy bien qué tipo de empleados necesita, qué sistemas tecnológicos utiliza y en qué negocios se quiere embarcar. “Sin embargo, cuando se llega al espacio la mayoría de las organizaciones lo resuelve de la misma manera, con metodología muy tradicional: sin pedirle a ese lugar que los empleados puedan vivir los valores de la cultura corporativa ni los metros adaptados al rendimiento de las personas”, sostiene Elvira Muñoz, directora de consultoría y diseño de DEGW. Y para muestra, las cifras: la media de utilización de los edificios de oficinas es de menos del 70% y el uso medio del puesto de trabajo asignado es de menos del 50% en horario laboral.

Cada profesional necesita un espacio concreto para poder desarrollar su trabajo con normalidad. Unos metros que deberían venir determinados por las funciones que se van a realizar. España está en pleno proceso de cambio. Hasta hace relativamente poco tiempo, los espacios laborales se concedían por estricto orden jerárquico, pero ahora se ha demostrado, como señala Javier Quintana –decano de la escuela de arquitectura de IE University–, “que la función afecta a la forma”. Y es que no trabajan de la misma manera ni necesitan el mismo espacio un creativo, un arquitecto, un directivo o un ejecutivo de cuentas. “En las organizaciones se encuentran personas, procesos de negocio y tecnología que interaccionan para conseguir unos objetivos. El espacio puede ser un catalizador o un obstáculo para lograr los retos marcados”, explica Alejandro Pociña, presidente de Steelcase en España.

Tampoco hace falta imaginar lugares extraños, excesivamente novedosos, modernos hasta parecer incomprensibles. Quintana aclara que “el espacio laboral debe estar adaptado a la filosofía de la empresa y a los procedimientos del trabajo. Se busca mejorar la proximidad, la comunicación, la flexibilidad, la apertura y, sobre todo, la concepción del espacio como un medio acondicionado a las tareas de la empresa”. Unos mínimos de luz natural que consigan un ambiente agradable, un mobiliario adecuado para garantizar la salud de los empleados y exportar escenas de la vida doméstica a la profesional, como las salas de descanso, de ocio o las guarderías, son algunas claves que cualquier organización que quiera mejorar su sede debe tener en cuenta. Un equipo contento en su lugar de trabajo es hasta un 30% más productivo.

No sólo eso. Un cambio en la morfología de una compañía también afecta a la imagen que proyecta. Acosta indica que “las organizaciones que facilitan entornos de trabajo abiertos, orientados a trabajar en equipo y al flujo de ideas potenciarán una comunicación más directa y reflejarán una imagen positiva de la compañía tanto a nivel interno como externo”. Y es que, guste o no, “cuando una empresa diseña su entorno de trabajo está eligiendo (consciente o inconscientemente) la imagen que va a proyectar de sí misma”, apunta Javier Martínez, director nacional de building consultancy de CBRE. El presidente de Steelcase en España afirma que “posiblemente no haya otro elemento tan claro como el espacio para transmitir la marca de una compañía. Te ayuda a crear la cultura de una empresa, una organización en la que falle la comunicación será la que tenga muchos despachos cerrados y cuyos jefes estén aislados del equipo”. Además, un lavado de cara en una empresa también puede contribuir a un cambio en la metodología del trabajo. “Si se crean zonas de reunión informales se facilita que el encuentro entre las personas de la propia compañía y con los clientes se produzca de una forma más cómoda y cercana. Mientras que una estructura rígida y previsible no favorece la flexibilidad, la innovación y los enfoques ‘distintos’ al acometer una tarea”, comenta Martínez.

La importancia del espacio es tal que, como apunta Alberto Granados Brandin, consultor independiente, “hay muchas compañías que utilizan el espacio para trasladar un cambio en la forma de trabajar y construir una nueva imagen de marca”. Hay numerosos ejemplos, desde Google, cuyas oficinas se distribuyen en salas de reuniones temáticas y espacios para la creatividad, hasta la fábrica de BMW en Alemania, donde se mezclan los trabajadores de cuello blanco y cuello azul para reducir las intimidaciones que producen los distintos rangos y estimular la comunicación informal. En España también hay modelos, como la sede de Banco Santander que se concibe como una pequeña ciudad con todas las comodidades. “El espacio es muy caro y hay que sacarle todo el provecho”, sentencia Granados Brandin.

Cinco claves para optimizar el espacio

1. Maximizar el aprovechamiento, optimizando los metros cuadrados ocupados para mejorar el rendimiento y reducir el coste.

2. Favorecer la colaboración, ofreciendo las herramientas necesarias para estar conectados a la tecnología, la información y otras personas.

3. Atraer y retener el talento, ya que el 37% de los trabajadores reconoce que la calidad en el espacio laboral es fundamental para su satisfacción profesional.

4. Transmitir la imagen de marca, pues ésta es más que un logo. Hay que definir lo que valora la empresa.

5. Obtener el bienestar de las personas, pues el espacio afecta directamente al estado del equipo.

Fuente: http://www.expansion.com/2012/01/05/empleo/desarrollo-de-carrera/1325781888.html